Factuur maken als zzp'er: wat er verplicht op moet (2026)

Je eerste klus is klaar, de klant is blij — en nu moet er een factuur komen. Voor veel startende zzp'ers is dat het moment van twijfel: wat móet er eigenlijk op een factuur staan? Het antwoord is strikter dan veel mensen denken, want de Belastingdienst stelt duidelijke eisen. Een factuur die niet aan die eisen voldoet kan bij je klant tot problemen met btw-aftrek leiden — en dat merk je vanzelf aan hoe traag er betaald wordt.

De verplichte onderdelen

Volgens de regels van de Belastingdienst moet elke factuur van een btw-plichtige ondernemer minimaal het volgende bevatten:

• Je volledige naam (of bedrijfsnaam) en adres, en die van je klant
• Je btw-identificatienummer (btw-id)
• Je KVK-nummer
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
• De factuurdatum
• De datum waarop de dienst is geleverd (of de leverdatum van goederen)
• Een omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal of omvang
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief én het btw-bedrag
• Het totaalbedrag

De grootste valkuil: factuurnummering

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, zonder gaten. Je mag dus niet zomaar een nummer overslaan of een factuur verwijderen alsof hij nooit heeft bestaan. Fout gegaan? Dan storneer (crediteer) je de factuur — het nummer blijft bestaan in je administratie. Een nummering als 2026-0001, 2026-0002 per jaar is de meest gebruikte en veiligste aanpak.

Betalingstermijn en herinneringen

Een betalingstermijn is niet wettelijk verplicht op de factuur, maar wel verstandig: zonder afspraak geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Zet er dus expliciet '14 dagen' op als je sneller betaald wilt worden. En stuur een vriendelijke herinnering zodra de termijn verstrijkt — uit de praktijk blijkt dat één tijdige reminder het merendeel van de late betalers alsnog in beweging krijgt.

In 30 seconden een correcte factuur

Je kunt dit alles elke keer handmatig in Word zetten — of het één keer instellen en nooit meer omkijken. Met Factando vul je eenmalig je bedrijfsprofiel in (btw-id, KVK, IBAN), voeg je een klant toe, en elke factuur die je daarna maakt is automatisch correct genummerd, btw-gespecificeerd en compleet. Gratis voor 3 facturen per maand.