Factuurnummering: de regels, en wat er gebeurt als je ze breekt

Het klinkt als een detail, maar het is een van de eerste dingen waar een controleur van de Belastingdienst naar kijkt: kloppen je factuurnummers? Gaten in je nummering wekken de indruk dat er omzet buiten de boeken is gehouden — precies de verdenking die je niet wilt.

De regel is simpel

Factuurnummers moeten uniek zijn en opeenvolgend. Elk nummer komt één keer voor, en de reeks loopt door zonder gaten. Je mag zelf kiezen hoe de reeks eruitziet — 1, 2, 3 of 2026-0001, 2026-0002 — zolang de volgorde maar controleerbaar doorloopt. Per jaar opnieuw beginnen (met het jaartal in het nummer) is toegestaan en veruit het overzichtelijkst.

Factuur fout? Niet verwijderen, maar crediteren

Hier gaat het vaakst mis. Een verstuurde factuur met een fout erin verwijder je niet — daarmee ontstaat een gat in je nummering. In plaats daarvan maak je een creditfactuur (een factuur met een negatief bedrag die de oude opheft) en daarna een nieuwe, correcte factuur met het volgende nummer. Zo blijft je administratie sluitend.

Hoe software dit oplost

Goede factuursoftware maakt fouten hier onmogelijk: nummers worden automatisch en opeenvolgend uitgegeven, en een verstuurde factuur kan wel gestorneerd maar nooit verwijderd worden. Factando doet precies dat — de nummering (2026-0001, 0002, …) loopt automatisch, en je archief blijft altijd sluitend voor de Belastingdienst.