Peppol verplicht in België: wat freelancers nú moeten regelen (2026)

Als je in België als zelfstandige aan andere bedrijven factureert, is er sinds 1 januari 2026 iets fundamenteel veranderd: de pdf-factuur per e-mail is voor B2B officieel niet meer genoeg. België verplicht gestructureerde elektronische facturen tussen btw-plichtige ondernemingen, verstuurd via het Peppol-netwerk. Geen paniek — maar wel actie. Dit is wat je moet weten. (Algemene informatie, geen juridisch advies; check je specifieke situatie bij je boekhouder of de FOD Financiën.)

Wat is er precies verplicht?

De Belgische verplichting draait om twee dingen:

• Gestructureerde e-facturen: geen pdf of Word-bestand, maar een machine-leesbaar formaat (Peppol BIS / UBL) dat boekhoudsoftware automatisch kan inlezen.
• Verzending via Peppol: een beveiligd Europees netwerk waarover facturen van softwarepakket naar softwarepakket reizen — een soort 'e-mail voor facturen', maar dan gecontroleerd en gestandaardiseerd.
• De verplichting geldt voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Factureer je aan particulieren (B2C), dan verandert er niets.
• Ook als eenmanszaak of freelancer val je hieronder zodra je btw-plichtig bent en aan bedrijven factureert.

Waarom doet België dit?

Twee redenen: btw-fraude bestrijden (de overheid kan facturen straks digitaal volgen) en administratie versnellen — een Peppol-factuur staat binnen seconden in het boekhoudpakket van je klant, zonder overtypen. België loopt hiermee voorop, maar de rest van de EU volgt: Frankrijk en Spanje voeren vergelijkbare verplichtingen in vanaf 2027, Duitsland volgt daarna. Wat je nu voor België regelt, is straks overal de norm.

Wat gebeurt er als je het negeert?

Een factuur die niet aan de vorm-eisen voldoet kan door je klant geweigerd worden — grotere bedrijven doen dat inmiddels standaard, omdat zíj hun btw-aftrek riskeren. Het praktische gevolg is dus niet meteen een boete, maar wel: tragere betaling, discussie en gedoe. Precies wat je als freelancer niet wilt.

Wat moet je als freelancer concreet doen?

• Check of je klanten al op Peppol zitten (grote bedrijven en overheden vrijwel allemaal).
• Kies factuursoftware die Peppol-verzending ondersteunt of eraan werkt — handmatig een UBL-bestand bouwen is geen realistische optie.
• Zorg dat je factuurgegevens compleet zijn: ondernemingsnummer (KBO), btw-nummer en correcte adresgegevens zijn verplichte velden in een Peppol-factuur.
• Blijf óók een leesbare versie (pdf of weblink) meesturen voor de mens aan de andere kant — de gestructureerde factuur is voor de software.

Waar staat Factando?

Eerlijk antwoord: Factando verstuurt vandaag nette webfacturen met btw-specificatie en wettelijke nummering — en Peppol-verzending staat bovenaan onze roadmap, tegen een freelancer-prijs in plaats van als 'enterprise-feature' zoals bij de meeste concurrenten. Maak een gratis account aan en je krijgt bericht zodra Peppol live is. Tot die tijd voldoe je met Factando al aan alle inhoudelijke factuureisen (nummering, btw, verplichte gegevens) — de stap naar het Peppol-formaat is dan klein.