Peppol verplicht in België: wat freelancers nu moeten regelen (2026)

Factureer je in België als zelfstandige aan andere bedrijven? Dan is er sinds 1 januari 2026 iets wezenlijks veranderd: de pdf-factuur per e-mail is voor B2B officieel niet meer genoeg. België verplicht gestructureerde elektronische facturen tussen btw-plichtige ondernemingen, verstuurd via het Peppol-netwerk. Dit is wat je moet weten. (Algemene informatie, geen juridisch advies; check je situatie bij je boekhouder of de FOD Financiën.)

Wat is er precies verplicht?

• Gestructureerde e-facturen: geen pdf of Word-bestand, maar een machineleesbaar formaat (Peppol BIS 3.0, gebaseerd op UBL) dat boekhoudsoftware automatisch inleest.
• Verzending via Peppol: een beveiligd Europees netwerk waarover facturen van pakket naar pakket gaan, via een zogeheten access point.
• De verplichting geldt voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Factureer je aan particulieren, dan verandert er niets.
• Ook als eenmanszaak of freelancer val je eronder zodra je btw-plichtig bent en aan bedrijven factureert.

Waarom doet België dit?

Twee redenen: btw-fraude bestrijden en administratie versnellen. Een Peppol-factuur staat binnen seconden in het boekhoudpakket van je klant, zonder overtypen. België loopt voorop, maar de rest van de EU volgt. Frankrijk en Duitsland voeren de komende jaren stap voor stap vergelijkbare verplichtingen in, en vanaf 2030 wordt e-facturatie bij grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU de norm. Wat je nu voor België regelt, is straks overal gewoon.

Wat gebeurt er als je het negeert?

Na een overgangsperiode kan de Belgische fiscus boetes opleggen die oplopen bij herhaling. Belangrijker in de praktijk: je klant kan een factuur weigeren die niet via Peppol binnenkomt, omdat hij anders zijn btw-aftrek riskeert. Het directe gevolg is dus vaak tragere betaling, discussie en gedoe.

Wat moet je als freelancer concreet doen?

• Check of je klanten al op Peppol zitten. Grote bedrijven en overheden vrijwel allemaal.
• Kies factuursoftware die een Peppol-bestand kan maken of zelf via Peppol verstuurt. Handmatig een UBL-bestand bouwen is geen realistische optie.
• Zorg dat je gegevens compleet zijn: ondernemingsnummer (KBO), btw-nummer en adres zijn verplichte velden in een Peppol-factuur.
• Stuur ook een leesbare versie mee (pdf of weblink) voor de mens aan de andere kant. De gestructureerde factuur is voor de software.

Waar staat Factando?

Eerlijk antwoord: Factando maakt met Pro van elke factuur en creditnota een UBL-bestand volgens Peppol BIS 3.0, naast de pdf en de online factuurpagina. Dat bestand kun je via een Peppol-access point versturen of aan je boekhouder geven. Zelf rechtstreeks via het Peppol-netwerk verzenden kan Factando nog niet; dat staat op de planning. Inhoudelijk voldoe je met Factando al aan alle factuureisen: nummering, btw en verplichte gegevens.