Creditnota maken als zzp'er: wanneer, hoe en wat erop moet

Verkeerd bedrag, verkeerde klant, btw vergeten of een klus die toch niet doorging. Iedereen stuurt weleens een factuur die niet klopt. De reflex is om de factuur te verwijderen en opnieuw te beginnen, maar dat mag niet. Een verstuurde factuur hoort in je administratie te blijven. De oplossing is een creditnota.

Wat is een creditnota?

Een creditnota (ook creditfactuur genoemd) is een factuur met negatieve bedragen. Hij heft de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk op. Samen tellen ze op tot nul, of tot het bedrag dat wél klopt. Zo blijft je administratie sluitend en blijft je factuurnummering zonder gaten.

Wanneer maak je een creditnota?

• Er staat een fout op een factuur die al verstuurd is: bedrag, btw-tarief, klantgegevens of omschrijving
• De opdracht is (deels) geannuleerd en de klant hoeft niet of minder te betalen
• Je geeft achteraf korting of compenseert een klacht
• Je hebt per ongeluk dezelfde factuur twee keer gestuurd

Wat moet er op een creditnota?

• Het woord 'creditnota' of 'creditfactuur', zodat duidelijk is dat het om een correctie gaat
• Een eigen, doorlopend nummer. De meeste ondernemers gebruiken gewoon de volgende in hun factuurreeks
• Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur: nummer en datum
• Dezelfde gegevens als op een gewone factuur: jouw gegevens en die van je klant, btw-id, KVK-nummer, datum
• De bedragen als negatief bedrag, met het btw-bedrag apart vermeld als er btw op de oorspronkelijke factuur stond

Daarna: de juiste factuur

Moet je klant wel betalen, maar een ander bedrag? Dan crediteer je de hele foute factuur en stuur je daarna een nieuwe factuur met het juiste bedrag en het volgende nummer. Dat is de gangbare en overzichtelijkste werkwijze: je klant ziet precies wat er vervalt en wat er nog betaald moet worden. Had je klant de foute factuur al betaald, overleg dan of je het verschil terugbetaalt of verrekent met de nieuwe factuur.

Btw en je aangifte

Een creditnota verlaagt je omzet en de btw die je moet afdragen in het tijdvak waarin je hem maakt. Je verwerkt hem dus gewoon in je btw-aangifte, net als een gewone factuur maar dan negatief. Je klant doet hetzelfde aan zijn kant: hij mag de btw van de gecrediteerde factuur niet meer aftrekken.

Een creditnota in Factando

In Factando open je de verstuurde factuur en kies je in het menu 'Creditnota maken'. Er wordt een creditnota gemaakt voor het volledige bedrag, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Je bekijkt hem eerst, en zodra je hem verstuurt krijgt hij het volgende nummer in je reeks. Je verstuurt hem net als een factuur, per e-mail met pdf en online pagina. Stond de oorspronkelijke factuur nog open, dan wordt die tegelijk afgesloten, zodat er geen herinneringen meer voor uitgaan. Dit kan in elk abonnement, ook gratis. Met Pro download je de creditnota ook als UBL/Peppol-bestand.