Factuurnummering: de regels, en wat er gebeurt als je ze breekt

Het klinkt als een detail, maar het is een van de eerste dingen waar een controleur van de Belastingdienst naar kijkt: kloppen je factuurnummers? Gaten in je nummering wekken de indruk dat er omzet buiten de boeken is gehouden. Precies de verdenking die je niet wilt.

De regel is simpel

Factuurnummers moeten uniek zijn en doorlopen (art. 35a Wet op de omzetbelasting). Elk nummer komt één keer voor, en de reeks loopt door zonder gaten. Je mag zelf kiezen hoe de reeks eruitziet, 1, 2, 3 of 2026-0001, 2026-0002, zolang de volgorde maar controleerbaar is. Per jaar opnieuw beginnen, met het jaartal in het nummer, is toegestaan en veruit het overzichtelijkst.

Concepten tellen niet mee

Een factuur die je nog niet hebt verstuurd, is een concept. Die hoeft nog geen definitief nummer te hebben. Het verstandigste is om pas een nummer toe te kennen op het moment dat de factuur de deur uit gaat. Dan kan het weggooien van een concept nooit een gat in je reeks maken.

Factuur fout? Niet verwijderen, maar crediteren

Hier gaat het vaakst mis. Een verstuurde factuur met een fout erin verwijder je niet, want daarmee ontstaat een gat in je nummering. In plaats daarvan maak je een creditnota: een document met negatieve bedragen dat de oude factuur opheft en ernaar verwijst. Daarna maak je een nieuwe, correcte factuur met het volgende nummer. Zo blijft je administratie sluitend.

Overstappen met je bestaande nummering

Stap je over van Word, Excel of een ander pakket? Dan ga je verder waar je gebleven was. Was je laatste factuur 2026-0023, dan wordt de volgende 2026-0024, ook in een nieuw programma. Opnieuw beginnen bij 0001 halverwege het jaar levert dubbele nummers op.

Hoe Factando dit regelt

In Factando krijgt een factuur pas een definitief nummer zodra je hem verstuurt; concepten heten zolang 'CONCEPT'. De nummering loopt automatisch door, ook in je eigen bestaande formaat. Een verstuurde factuur kun je niet verwijderen, wel crediteren via 'Creditnota maken'. De creditnota krijgt het volgende nummer in dezelfde reeks en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.