Overstappen naar een ander factuurprogramma: zo neem je je facturen en nummering mee

Veel zzp'ers blijven langer dan nodig bij hun oude manier van factureren. Niet omdat die zo goed werkt, maar omdat overstappen ingewikkeld lijkt: wat gebeurt er met je oude facturen, en met je nummering? Het valt mee, als je een paar dingen goed regelt.

1. Je oude facturen blijven je administratie

Je bent verplicht je facturen 7 jaar te bewaren. Dat geldt ook voor facturen uit je oude pakket of Word-map. Zeg je een abonnement op, exporteer dan eerst alles: de facturen als pdf en een overzicht als CSV of Excel. Zo heb je je archief altijd zelf in handen, ook als het oude pakket ooit verdwijnt.

2. Je nummering loopt gewoon door

Factuurnummers moeten doorlopen, zonder gaten of dubbele nummers. Was je laatste factuur 2026-0042, dan wordt je eerste factuur in het nieuwe programma 2026-0043. Begin dus niet halverwege het jaar opnieuw bij 0001. Gebruikte je een eigen formaat, zoals F2026-042, houd dat dan aan. Een nieuw formaat mag ook, maar doe dat het liefst bij de start van een nieuw jaar.

3. Openstaande facturen niet opnieuw versturen

Facturen die je al verstuurd hebt maar die nog niet betaald zijn, stuur je niet opnieuw vanuit het nieuwe programma. Dan krijgt je klant twee facturen voor hetzelfde werk. Neem ze wel mee als openstaand, zodat je ziet wat er nog binnen moet komen.

4. Klanten meenemen

Exporteer ook je klantenlijst met namen, adressen, e-mail, btw- en KVK-nummers. Zo hoef je niets over te typen en kloppen je volgende facturen meteen.

Checklist voor de overstap

• Exporteer al je facturen (pdf + CSV/Excel) en je klantenlijst
• Noteer het laatste factuurnummer dat je hebt gebruikt
• Zet in het nieuwe programma je bedrijfsgegevens, btw-id, KVK en IBAN goed
• Laat de nummering doortellen vanaf je laatste nummer
• Markeer welke facturen nog openstaan
• Zeg het oude abonnement pas op als alles is overgezet

Overstappen naar Factando

In Factando importeer je je oude facturen uit een CSV- of Excel-bestand. Factando herkent de kolommen zelf, laat een voorbeeld zien en importeert ze met hun eigen nummer. Geïmporteerde facturen worden niet opnieuw verstuurd en krijgen geen herinneringen, maar staan wel in je overzicht en je btw- en jaaroverzicht. Daarna telt Factando automatisch door vanaf je laatste nummer. Je klanten importeer je op dezelfde manier.