Hoe lang moet je facturen bewaren als zzp'er? De bewaarplicht uitgelegd

Een factuur versturen is één ding, hem daarna goed bewaren is net zo belangrijk. De Belastingdienst kan jaren later nog vragen om je administratie, en dan moet alles terug te vinden zijn. Gelukkig zijn de regels overzichtelijk. (Algemene informatie, geen belastingadvies.)

De hoofdregel: 7 jaar

Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren, en daar horen je facturen bij. Die termijn gaat pas lopen als een stuk geen actuele waarde meer heeft voor je bedrijf. Een factuur van dit jaar bewaar je dus in elk geval tot en met 7 jaar na het einde van het boekjaar. Bij een contract dat nog een paar jaar doorloopt, begint de termijn pas als het contract is afgelopen.

10 jaar voor onroerende zaken

Facturen en gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand of een verbouwing daarvan, bewaar je 10 jaar. Hetzelfde geldt voor leveringen en diensten die je via het eenloketsysteem (de Unieregeling of Invoerregeling) aangeeft. Voor de meeste zzp'ers is dat niet van toepassing, maar heb je een pand of verkoop je via het eenloketsysteem aan particulieren in andere EU-landen, houd er dan rekening mee.

Wat bewaar je precies?

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt horen in je administratie. Concreet:

• Je verkoopfacturen, ook creditnota's en voorschotnota's
• Je inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke kosten
• Je grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie: die moet je altijd 7 jaar bewaren
• Contracten, offertes en afspraken die bij je facturen horen, zolang ze actueel zijn en daarna 7 jaar

Digitaal bewaren mag

Je bewaart een factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. Belangrijk: je administratie moet bij een controle binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Bewaar je bestanden het liefst op meer dan één plek, zodat een kapotte laptop niet je hele archief kost.

Overstappen naar een ander pakket

Ga je over op een ander factuurprogramma, dan is dat volgens de Belastingdienst een conversie. Dat mag, als je alle gegevens inhoudelijk juist overzet, de gegevens tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar blijven, en een controle binnen redelijke tijd mogelijk is. Bewaar ook hoe je hebt gecontroleerd dat alles klopt, bijvoorbeeld een vergelijking van aantallen en totalen. Het oude pakket hoeft dan niet te blijven draaien. Exporteer daarom altijd al je facturen (pdf en CSV) vóórdat je een abonnement opzegt.

Facturen bewaren met Factando

Maak je een factuur met de gratis factuurgenerator, zonder account, dan download je hem als pdf en bewaar je die zelf in je administratie. Met Pro staan al je verstuurde facturen in je archief, met doorlopende nummering, en exporteer je ze wanneer je wilt als CSV of per factuur als UBL-bestand. Zo heb je je archief altijd zelf in handen, ook als je ooit overstapt.