Factuur maken als zzp'er: wat er verplicht op moet (2026)

Je eerste klus is klaar, de klant is blij, en nu moet er een factuur komen. Voor veel startende zzp'ers is dat het moment van twijfel: wat moet er eigenlijk op een factuur staan? Het antwoord is strikter dan veel mensen denken. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen, en een factuur die daar niet aan voldoet, kan bij je zakelijke klant problemen geven met de btw-aftrek. Dat merk je vaak aan hoe traag er betaald wordt.

De verplichte onderdelen

Een factuur van een btw-plichtige ondernemer moet minimaal het volgende bevatten:

• Je volledige naam (of bedrijfsnaam) en adres, en die van je klant
• Je btw-identificatienummer (btw-id)
• Je KVK-nummer
• Een uniek, doorlopend factuurnummer
• De factuurdatum
• De datum waarop je de dienst hebt geleverd (of de leverdatum van goederen)
• Een omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal of omvang
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag

Bijzondere situaties

• Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan zet je geen btw op je factuur, maar wel een vermelding dat je vrijgesteld bent.
• Werk je voor een bedrijf in een ander EU-land? Dan verleg je meestal de btw: het btw-nummer van je klant en de tekst 'btw verlegd' moeten erop.
• Factureer je aan een particulier? Dan zijn de eisen iets lichter, maar een complete factuur voorkomt discussie.

De grootste valkuil: factuurnummering

Factuurnummers moeten doorlopen, zonder gaten. Je mag dus niet zomaar een nummer overslaan of een verstuurde factuur verwijderen alsof hij nooit heeft bestaan. Fout gegaan? Dan maak je een creditnota die de oude factuur opheft, en daarna een nieuwe factuur. Een nummering als 2026-0001, 2026-0002 per jaar is de meest gebruikte en veiligste aanpak.

Betalingstermijn en herinneringen

Een betalingstermijn is niet verplicht op de factuur, maar wel verstandig. Zonder afspraak geldt voor zakelijke klanten de wettelijke termijn van 30 dagen. Wil je sneller betaald worden, spreek dan bijvoorbeeld 14 dagen af en zet die termijn op je offerte én je factuur. Stuur een vriendelijke herinnering zodra de termijn verstrijkt: vaak is een factuur gewoon ondergesneeuwd.

Snel een correcte factuur maken

Je kunt dit alles elke keer handmatig in Word zetten, of het één keer instellen. In Factando vul je eenmalig je bedrijfsgegevens in (btw-id, KVK, IBAN) en voeg je je klant toe. Elke factuur die je daarna maakt, is automatisch goed genummerd, heeft de juiste btw-vermelding en bevat alle verplichte gegevens. Je verstuurt hem per e-mail met pdf en online factuurpagina, en je ziet wanneer je klant hem opent. Gratis voor 3 verstuurde facturen per maand; Pro kun je 14 dagen gratis proberen.