Offerte maken als zzp'er: wat erin moet en hoe je sneller akkoord krijgt

Veel discussies over facturen beginnen eigenlijk bij de offerte. Wat zat er precies in de prijs? Was dat inclusief btw? Wanneer moest er betaald worden? Een duidelijke offerte voorkomt die vragen, en zorgt ervoor dat je factuur straks precies is wat je klant verwacht.

Wat moet er in een offerte?

Er is geen wettelijk model voor een offerte, maar deze onderdelen horen er in de praktijk altijd in:

• Jouw gegevens (naam, adres, KVK-nummer, btw-id) en die van je klant
• Een offertenummer en datum, zodat je er later naar kunt verwijzen
• Een concrete omschrijving van het werk: wat lever je wel, en wat niet
• De prijs per onderdeel, en of die vast is of op basis van uren
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het totaal. Bij particulieren noem je de prijs inclusief btw
• Planning of opleverdatum
• Betaaltermijn en eventueel een aanbetaling
• Hoe lang de offerte geldig is
• Je algemene voorwaarden, als je die gebruikt

Geldigheid: zet er altijd een termijn op

Een offerte zonder einddatum kan je klant in principe nog maanden later accepteren, ook als je prijzen of planning inmiddels anders zijn. Zet er daarom een termijn op, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Is de offerte verlopen, dan stuur je gewoon een nieuwe.

Akkoord is akkoord

Accepteert je klant je offerte, dan heb je een overeenkomst. Leg dat akkoord vast: een handtekening, een bevestigende mail of een klik op een akkoordknop. Begin niet aan het werk op basis van een 'klinkt goed' aan de telefoon. Als er later discussie komt, is een vastgelegd akkoord op een duidelijke offerte je sterkste bewijs.

Sneller akkoord krijgen

• Stuur de offerte snel, het liefst binnen een dag na het gesprek, nu de klus nog vers is
• Houd het overzichtelijk: één pagina met heldere regels werkt beter dan een lange tekst
• Maak akkoord geven makkelijk: een knop of één antwoordmail, geen printen en scannen
• Kijk of je offerte geopend is. Heeft je klant hem na een paar dagen niet bekeken, dan is even bellen beter dan wachten

Van offerte naar factuur

Is het werk klaar, dan wordt de offerte de basis van je factuur. Neem dezelfde omschrijving en bedragen over, en verwijs eventueel naar het offertenummer. Kwam er meerwerk bij, zet dat dan als aparte regel op de factuur, liefst nadat je klant het vooraf heeft goedgekeurd.

Offertes in Factando

Met Factando Pro maak je een offerte met dezelfde klant- en btw-gegevens als je facturen, met een eigen nummering (OFF-2026-001) die je factuurreeks niet raakt. Je klant krijgt een mail met een link en accepteert of weigert de offerte online. Op je overzicht zie je welke offertes zijn geaccepteerd en welke binnenkort verlopen. Na akkoord maak je er met één klik een factuur van, met dezelfde regels.