Aanbetaling vragen als zzp'er: hoeveel, wat zet je op de factuur en hoe zit het met de btw?

Een groot project, een nieuwe klant of veel materiaal dat je vooraf moet inkopen: dan is een aanbetaling geen overbodige luxe. Je hebt meer zekerheid dat de klant doorzet, en je hoeft niet weken voor te schieten. Zo pak je het netjes aan. (Algemene informatie, geen belastingadvies.)

Wanneer vraag je een aanbetaling?

• Bij grote of langlopende projecten, waar je anders lang op je geld wacht
• Bij nieuwe klanten die je nog niet kent
• Als je vooraf materiaal, licenties of reiskosten moet betalen
• Als je tijd vrijhoudt in je agenda en een annulering je omzet kost

Hoeveel is gebruikelijk?

Voor diensten geldt geen wettelijk maximum: hoe hoog de aanbetaling is, spreek je af met je klant. In de praktijk zie je vaak 30% of 50% vooraf. Verkoop je producten aan een particulier, dan mag je volgens de wet maximaal de helft van de koopprijs vooraf vragen. Leg de aanbetaling altijd vast in je offerte of algemene voorwaarden, zodat het geen verrassing is als de factuur komt.

Wat zet je op de aanbetalingsfactuur?

Een aanbetalingsfactuur, ook wel voorschotnota, is een gewone factuur. Alle verplichte gegevens moeten erop, en je rekent er btw over:

• Een eigen, doorlopend factuurnummer in je gewone reeks
• Een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld 'Aanbetaling 30% website-project volgens offerte OFF-2026-012'
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• Je betalingstermijn, het liefst vóór de start van het werk

Btw op een aanbetaling

Op een voorschotnota breng je altijd btw in rekening. Wanneer je die btw aangeeft, hangt af van de afspraak. Is de klant verplicht vooruit te betalen, dan stuur je de factuur vóór het moment dat het bedrag opeisbaar wordt, en geef je de btw aan in het tijdvak waarin de factuurdatum valt. Betaalt je klant vrijwillig vooruit zonder dat je al een factuur hebt gestuurd, dan ben je de btw verschuldigd zodra je de betaling ontvangt. Doe je mee aan de KOR, dan reken je ook op een aanbetaling geen btw.

De eindfactuur: verrekenen

Is het werk klaar, dan stuur je een eindfactuur voor het hele bedrag en trek je de aanbetaling eraf. Je klant betaalt alleen het restant, en op de factuur staat ook het resterende btw-bedrag. Een rekenvoorbeeld bij een project van € 2.000 exclusief btw en 30% aanbetaling:

• Aanbetalingsfactuur: € 600 + € 126 btw = € 726
• Eindfactuur: project € 2.000, min 'Reeds betaald (aanbetaling factuur 2026-014)' € 600
• Restant: € 1.400 + € 294 btw = € 1.694
• Samen € 2.420: precies € 2.000 plus 21% btw, zonder dat er dubbel btw wordt gerekend

Een aanbetaling factureren in Factando

Factando heeft geen aparte aanbetalingsfunctie, maar je regelt het met gewone factuurregels. Zet op je eerste factuur een regel 'Aanbetaling 30%' met het juiste bedrag en btw-tarief, in de gratis factuurgenerator zonder account (download als pdf) of vanuit je account. Na het werk maak je de eindfactuur met het volledige bedrag en een negatieve regel 'Reeds betaald (aanbetaling factuur 2026-0xx)'. De doorlopende nummering zorgt dat beide facturen netjes in je reeks staan. Met Pro accepteert je klant eerst je offerte online en maak je er met één klik een factuur van, en gaan er automatisch herinneringen als de aanbetaling niet op tijd binnen is.