Betalingsherinnering sturen als zzp'er: wanneer, hoe en een voorbeeldtekst

De factuur is verstuurd, de betaaltermijn is verstreken, en er staat nog niets op je rekening. Bijna elke zzp'er kent het. Meestal is er geen kwade wil in het spel: de factuur is ondergesneeuwd, ligt bij de verkeerde persoon of wacht op goedkeuring. Een korte, vriendelijke herinnering op het juiste moment lost het in de meeste gevallen op.

Wat is de betaaltermijn eigenlijk?

Heb je niets afgesproken, dan geldt voor zakelijke klanten een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Je mag een kortere termijn afspreken, zoals 14 dagen. Zet die dan duidelijk op de factuur én in je offerte of voorwaarden. Een termijn die alleen op de factuur staat, is in een discussie zwakker dan een termijn waar je klant vooraf mee akkoord ging.

Wanneer stuur je een herinnering?

• Een paar dagen vóór de vervaldatum: een korte vooraankondiging ('ter herinnering: factuur 2026-0012 vervalt op vrijdag'). Dit voelt niet als aanmanen en voorkomt veel late betalingen.
• Direct na de vervaldatum: een vriendelijke herinnering met de factuur als bijlage, en het bedrag, het nummer en je IBAN in de mail zelf.
• Nog steeds niets na een week of twee: een tweede, zakelijkere herinnering met een concrete nieuwe betaaldatum.
• Daarna: een formele aanmaning, en bij particulieren eerst de wettelijke 14-dagenbrief voordat je incassokosten mag rekenen.

Voorbeeldtekst: eerste herinnering

Onderwerp: Herinnering factuur 2026-0012. Beste [naam], volgens mijn administratie staat factuur 2026-0012 van [datum] voor € 1.250,00 nog open; de betaaltermijn verliep op [vervaldatum]. Waarschijnlijk is dit aan je aandacht ontsnapt. Wil je het bedrag overmaken naar [IBAN] t.n.v. [naam] onder vermelding van het factuurnummer? De factuur zit als bijlage bij deze mail. Heb je al betaald, dan kun je deze mail als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, [naam]

Wat mag je rekenen bij te late betaling?

Bij zakelijke klanten heb je na de vervaldatum automatisch recht op de wettelijke handelsrente, zonder dat je eerst hoeft aan te manen, en op een vergoeding voor incassokosten van minimaal € 40. Bij particulieren ligt het strenger: je moet eerst een aanmaning sturen die de klant nog 14 dagen de tijd geeft om kosteloos te betalen (de 14-dagenbrief). Pas daarna mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel. In de praktijk is het noemen van deze rechten in een tweede herinnering vaak al genoeg.

Houd het vriendelijk, maar concreet

• Noem altijd factuurnummer, bedrag, vervaldatum en IBAN in de mail zelf. Laat je klant niet zoeken.
• Stuur de factuur opnieuw mee, ook als je die al eerder stuurde.
• Vraag bij grotere organisaties naar wie de factuur moet (crediteurenadministratie) en of er een inkoopordernummer op moet.
• Check vlak voor je herinnering of het geld er toch al is. Niets is zo ongemakkelijk als een herinnering voor een betaalde factuur.
• Leg vast wanneer je wat hebt gestuurd. Als het ooit tot een incasso komt, heb je die tijdlijn nodig.

Herinneringen automatisch laten versturen

Het lastigste aan herinneringen is niet de tekst, maar eraan denken. In Factando zie je per factuur of hij geopend, verlopen of betaald is, en elke maandag krijg je een overzicht van wat er nog openstaat. Met Pro stuurt Factando de herinneringen voor je: een vooraankondiging 1, 3 of 7 dagen vóór de vervaldatum, een herinnering de dag na de vervaldatum en eventueel een tweede herinnering later, met je eigen tekst erbij. De dag ervoor krijg je een 'al betaald?'-check, zodat je nooit een betaalde factuur herinnert. Zegt je klant via de factuurpagina dat hij betaald heeft, of markeer je de factuur als betaald, dan stoppen de herinneringen vanzelf.