De 14-dagenbrief en incassokosten: wat mag je rekenen als je klant niet betaalt?

Betaalt je klant niet, ook niet na een vriendelijke herinnering? Dan mag je in Nederland incassokosten en rente rekenen. Maar de regels verschillen sterk tussen zakelijke klanten en particulieren. Wie het bij een particulier verkeerd doet, mag de kosten niet rekenen. (Algemene informatie, geen juridisch advies.)

Zakelijke klant: rente en € 40 vanaf de vervaldatum

Bij een zakelijke klant heb je vanaf de dag na de vervaldatum automatisch recht op de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en op een vergoeding voor incassokosten van minimaal € 40 (artikel 6:96 BW). Je hoeft daarvoor geen speciale brief te sturen. Wel is het verstandig om het in je tweede herinnering te noemen: vaak is dat al genoeg om betaald te worden.

Particulier: eerst de 14-dagenbrief

Bij een particulier mag je pas incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die aan strenge eisen voldoet: de 14-dagenbrief. Daarin moet staan:

• Dat de klant nog 14 dagen de tijd heeft om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief
• Welk bedrag hij moet betalen
• Hoeveel incassokosten je rekent als hij niet binnen die 14 dagen betaalt
• Dat betalen binnen de termijn kosteloos is

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

De wettelijke staffel (Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten) geldt voor particulieren en is de norm als je bij zakelijke klanten niets anders hebt afgesproken: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% daarboven. Minimaal € 40, maximaal € 6.775.

Rekenvoorbeelden

• Factuur van € 250: 15% is € 37,50, dus het minimum van € 40 geldt
• Factuur van € 1.000: 15% = € 150
• Factuur van € 3.000: 15% over € 2.500 (€ 375) + 10% over € 500 (€ 50) = € 425

Per e-mail versturen?

Een 14-dagenbrief per e-mail is geldig als je met je klant hebt afgesproken dat jullie per e-mail communiceren, bijvoorbeeld in je offerte of voorwaarden. Twijfel je, stuur hem dan ook per post.

In Factando

Met Pro stuurt Factando je tweede herinnering automatisch op het moment dat jij kiest. Is je klant een bedrijf (met bedrijfsnaam, btw- of KVK-nummer), dan noemt de herinnering de wettelijke handelsrente en de € 40 incassokosten. Is je klant een particulier, dan is de tweede herinnering een 14-dagenbrief, met het juiste bedrag aan incassokosten volgens de staffel. Je zet dit aan of uit bij Instellingen → E-mails. Factando rekent zelf niets in rekening; dat doe je zelf als het nodig is.