Klant betaalt niet: dit zijn je stappen als zzp'er

Je hebt het werk gedaan, de factuur gestuurd, de betaaltermijn is voorbij, en er komt niets binnen. Voor een zzp'er is dat meer dan vervelend: het is je inkomen. Het goede nieuws is dat de meeste late betalers wel betalen, als je het stap voor stap aanpakt. Dit is het stappenplan. (Algemene informatie, geen juridisch advies.)

Stap 1: check eerst je eigen kant

• Is de betaling misschien toch binnen, onder een andere naam of omschrijving?
• Klopt de factuur: juiste klantgegevens, bedrag, btw, IBAN?
• Is de factuur bij de juiste persoon terechtgekomen? Grote organisaties werken vaak met een aparte crediteurenadministratie of een inkoopordernummer
• Heeft je klant de factuur geopend? Als je ziet dat hij nooit is bekeken, is de kans groot dat hij in een spammap zit

Stap 2: een vriendelijke herinnering

Stuur direct na de vervaldatum een korte, vriendelijke herinnering met factuurnummer, bedrag, vervaldatum en IBAN in de mail zelf, en de factuur als bijlage. De toon: 'dit is vast aan je aandacht ontsnapt'. Het overgrote deel van de late betalingen is hiermee opgelost.

Stap 3: tweede herinnering en persoonlijk contact

Na een week of twee nog niets? Stuur een tweede herinnering, zakelijker van toon, met een concrete datum waarop je de betaling verwacht. Bel daarnaast gewoon even. Vaak blijkt er een reden te zijn: een klacht over het werk, geldzorgen of een factuur die vastzit in een goedkeuringsproces. Kan je klant niet in één keer betalen, spreek dan een betalingsregeling af en leg die per mail vast.

Stap 4: de aanmaning (en bij particulieren de 14-dagenbrief)

Werkt dat niet, dan stuur je een formele aanmaning. Bij zakelijke klanten heb je na de vervaldatum al recht op de wettelijke handelsrente en een vergoeding voor incassokosten van minimaal € 40; die noem je in de aanmaning. Bij particulieren moet je eerst een aanmaning sturen die de klant nog 14 dagen de tijd geeft om kosteloos te betalen (de 14-dagenbrief). Pas als die termijn verstreken is, mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel.

Stap 5: incassobureau of deurwaarder

Komt er na de aanmaning nog steeds niets, dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder. Zij nemen het contact over en rekenen de incassokosten door aan je klant. Vraag vooraf wat het jou kost als de klant niet betaalt, en of ze op no cure, no pay-basis werken. Vaak is alleen al een brief van een incassobureau genoeg.

Stap 6: naar de rechter

Blijft betaling uit, dan kan de kantonrechter een vonnis uitspreken. Voor vorderingen tot € 25.000 kun je zonder advocaat naar de kantonrechter. Met een vonnis kan een deurwaarder beslag leggen, bijvoorbeeld op de bankrekening van je klant. Weeg wel af of de kosten en tijd opwegen tegen het bedrag.

Voorkomen is beter

• Leg afspraken vast in een offerte die je klant accepteert, met een duidelijke betaaltermijn
• Vraag bij grotere klussen of nieuwe klanten een aanbetaling
• Factureer direct na oplevering, niet weken later
• Stuur een korte vooraankondiging een paar dagen vóór de vervaldatum
• Factureer bij langere projecten in delen, zodat je nooit te veel tegoed hebt staan

Hoe Factando helpt

In Factando zie je per factuur of je klant hem heeft geopend en wanneer, en elke maandag krijg je een overzicht van wat er openstaat en wat verlopen is. Je klant kan op de factuurpagina met één klik laten weten dat hij betaald heeft. Met Pro gaan de eerste stappen vanzelf: een vooraankondiging vóór de vervaldatum, een herinnering de dag erna en eventueel een tweede herinnering later, met je eigen tekst. Die tweede herinnering noemt bij zakelijke klanten de wettelijke rente en € 40 incassokosten, en is bij particulieren een 14-dagenbrief. Vóór elke herinnering krijg je een 'al betaald?'-check. Zo hoef jij pas in actie te komen als het echt nodig is.